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新时期企业办公室行政管理优化策略

2021-06-08 11:15:01毕业论文访问手机版

摘要:随着社会发展迈入新时期,办公室行政事务管理工作在企业中的作用日渐凸显,已经成为保证企业各项工作顺利运行的关键要素之一。基于此,本文以办公室行政事务管理工作为研究对象,对相关工作开展中存在的一些问题进行反思分析,并探讨相应优化措施,旨在为做好办公室行政事务管理工作提供参考。

关键词:新时期;办公室;行政管理工作;优化;对策

办公室行政事务管理工作在企业整体管理工作中占据重要位置,该项工作属于一项综合性高、涉及面广和工作内容繁杂的业务,其连接着企业上下级部门,在重要部门间起到桥梁作用,关系到企业的正常发展和运转。因此,办公室行政管理工作人员应经常性地对自身工作进行反思,围绕工作重点和要求对管理工作进行优化,及时解决存在的问题,不断提升工作质量,持续推动企业有序运转。

一、办公室的行政管理职责

(一)协助功能

办公室相关工作人员具备协助工作职责,须严格落实上级领导布置的工作任务,并对各项任务落实情况进行监督检查,不断提升各个相关部门对工作项目的关注和重视,提升并强化企业工作执行能力。

(二)中枢功能

办公室行政事务相关工作,在不同部门间可起到调节作用,发挥着中枢功能,对维持单位正常、稳定运转具有重要作用,增强上级领导和不同部门间联系。而办公室作为信息传达中转站,在上级领导与各部门间建立了桥梁,提升了各个部门工作效率。

(三)督办功能

办公室行政事务类型较多,其中,对企业工作决策和落实情况,以及执行工作任务规范性记录和监督,是其重要工作内容。同时,办公室行政事务相关人员还应听取各部门相关意见,并筛选出有效意见,为后续工作任务开展提供依据。

(四)服务功能

服务是办公室行政事务中基础内容,这就要求办公室人员,不仅要求做好岗位职责工作,而且应提升自身服务意识,为相应工作任务以及各部门展开服务,满足上下级沟通、工作开展等方面需求。

二、办公室行政事务管理工作开展中存在的不足

随着企业发展以及外界环境变化,企业为满足实际需求需要不断对相关工作进行改进,但受多方面因素影响,导致在实际开展相关工作中存在一些不足,尤其是参与办公室工作新人和兼任多个岗位工作人员,因经验、能力、加入工作岗位时间、对公司认识了解不足、办公室人员调整等,会在一定程度上影响办公室工作的顺利开展。而通过对相关工作中存在的问题进行总结分析,主要问题表现在三个方面:第一,主动服务意识不足。办公室多数工作人员在思想上依旧具有“本位主义”特征,重视领导人员意见需求。但在为一线及项目部员工提供服务中,重视程度不足,服务方式和内容简单,服务意识有待加强。第二,尚未实现“融入中心、服务大局”。办公室行政事务管理工作开展中,受员工服务意识影响,导致缺乏与生产经营部门协调联动,如相关工作人员未能主动深入项目一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中,长期处于相对封闭状况,缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解,难以为各个部门解决问题提供有效帮助[1]。第三,未有效掌握信息化手段。现阶段,办公室行政事务管理人员在开展工作中,依旧以常规性工作为主,如用印申请、招待物资申请、用车审批、档案管理以及固定资产管理等,工作开展中对现代化各种先进技术应用率较低,影响了工作水平与效率提升。

三、新时期办公室行政管理工作优化策略

(一)提升工作人员服务意识

良好的服务意识对提升工作质量具有重要作用,因此,在具体开展相关工作中,应提升办公室行政管理工作人员服务意识。应深化办公室人员服务理念,树立新时期“大服务”思想理念,对办公室服务工作进行定位,在立足日常工作基础上,提升责任意识和服务意识。积极服务于领导决策,并提升对基层单位、各职能部门间协调配合、沟通联络提升服务力度。在信访接待工作中,应结合实际情况对流程进行持续完善,并安排专门岗位人员进行信件处理,妥善处理好基层员工诉求,及时排除影响企业发展稳定性因素,促使各项工作顺利开展[2]。建立健全服务体系。办公室工作人员在提供服务中,要求在对本职工作尽职尽责前提下,找出内部与时代要求不相符问题,以工作原则和工作要求为指导,及早制定出行之有效解决问题的方案。同时,由于办公室工作较为繁杂琐碎,面对人群较多,因此,为保证各个部门以及办公室工作效率,应建立健全服务体系,指导办公室服务工作开展。办公室行政服务工作在实施中不可流于表面,要灵活融入信息化技术与理念,通过深入基层调查与综合分析,掌握真实情况,了解基层员工真实想法和需求,并始终坚持为人民服务精神,定期获取基层员工第一手资料,从不同角度掌握基层员工需求,并适当将其融入服务体系中,尽可能提升服务多元化程度。

(二)树立全局意识

办公室行政管理岗位处于企业核心地位,办公室相关工作人员必须明确其作用、工作内容和地位,尤其是在社会发展新时期,应关注企业发展大局,采用新思路、新方法或新技术,提升行政管理工作质量。首先,树立整体意识和大局意识。办公室是企业直接服务部门,工作人员与普通员工存在区别,工作中以提供相应服务为主,树立崇高使命感,在工作中始终保持严谨作风以及谨慎负责精神状态。其次,明确自身政治立场,始终坚持自身工作信念不动摇,保持积极主动态度,帮助基层员工解决相应问题,从加强整体服务考虑,从完善固定资产、低值易耗品、后勤食堂和印章等多个不同方面管理,强化成本控制措施以及安全防卫工作,并建立数字档案馆系统辅助进行管理,建立资产管理系统,灵活运用信息管理系统进行管理,监理数字档案,加强办公室财务方面管理,根据需求做好对各种工作会和年会组织安排等方面工作。在此期间应加强对支出费用强化控制管理,并对非生产性支出进行压缩,严格按照规定,严控日常费用的支出。最后,从大局出发,并从不同方位和角度看待问题,同时注意维护好上级领导权威,尊重他人意见和建议,从整体看看待问题,防止以偏概全和一概而论,积极寻求解决问题方式。

(三)加强对信息技术的应用

在信息化快速发展背景下,信息技术不断深入各个领域中,提升了工作效率、管理水平,极大程度上降低了工作强度,减少了工作失误。因此,为降低繁琐复杂工作对工作效率影响,应重视对现代化先进信息技术利用。首先,应建立信息化行政事务管理系统,结合单位实际情况,适当加大信息化改革和资金投入力度,利用计算机设备和网络信息系统,最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次,适当强化对信息技术应用力度,利用信息技术获取更加有价值的信息,为领导进行决策提供更多信息支持。最后,重视对创新型信息技术利用,如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用,并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用,整合现有的资源,如建立数字档案,从多个角度进行管理,如实物类、声像类等,满足人们的实际需求。最后,根据实际需求,调整部门设置和人员关系,并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作,快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题[3]。

(四)强化学习观念

办公室业务具有涉及范围广、内容繁琐复杂特征,且部分工作人员经验能力不足,导致很多工作开展中存在不确定性,甚至影响了工作效率。同时,随着公司发展,对复合型一专多能人才需求量提升,为满足企业需求,工作人员应不断提升自身学习热情,通过学习和培训增强自身业务能力与水平。因此,企业中相关工作人员,应保持良好学习热情,不断对新知识和技能进行学习,尽可能组织开展同业对标学习,加强办公室工作人员在组织、协调和沟通等方面业务能力,不断开拓新视野、新思路,提升不断提升自身综合素养。

四、结语

综上所述,企业办公室行政事务管理人员,应进一步提升对本职工作内容的认知度,深刻明确其对企业健康运转的重要性,经常性地对自身工作进行反思,明确出现问题原因,并通过问题分析,采用相应优化措施进行解决,在原有工作开展基础上,不断提升办公室行政事务管理服务水平,为企业稳定发展和有序运转提供助力和支持。

参考文献

[1]金丽荣.高校办公室行政管理思路的创新与对策研究[J].产业与科技论坛,2020,19(23):281-282.

[2]李红举.新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2020(7):47-48.

[3]吕斌.实现办公室行政管理精细化的创新路径探析[J].科技经济导刊,2020,28(14):208-209.

作者:刘瑛 单位:武汉二航路桥特种工程有限责任公司