工会资产是各级工会占有、使用，依法确认为工会所有，能以货币计量的各种经济资源的总称。工会资产监督管理是各级工会的一项重要基础性工作，工会资产监督管理台账是工会资产监督管理部门掌握工会资产动态情况、方便日常管理、为工会领导提供决策依据的重要手段，它与工会资产会计账簿、资产卡片账册等有着明显区别，因此建立规范的工会资产台账管理制度，有利于促进权利、义务和责任相统一的工会资产监督管理体系建设。
建立工会资产监督管理台账的必要性
由于工会资产具有统一所有、分级管理、单位使用的特点，不直接管理具体资产的工会资产监督部门一般无法直接获取资产在配置、管理、使用、处置中的详细信息，因此作为资产监督管理部门，建立专门的工会资产监督管理台账十分必要。详细展示工会资产的实际状态。工会资产状态是建立工会资产监督管理台账的首要依据，通过台账能真实反映出工会资产当前状态，并预测今后一段时间内可能发生的物质形态变化。一般而言，工会资产状态大致可以分为待配置、在用、闲置、待处置、在建工程等五大类。根据《工会会计制度》，待配置、闲置和待处置资产对应的资产类科目名称应为库存物品、库存现金、银行存款等，在用资产对应的为投资、固定资产等，在建工程与会计科目中的在建工程对应。由于工会资产状态受多方因素影响，其上述关系并非一一对应，时而交叉对应，时而相互转化。因此，无论是会计账表还是备查账簿，虽然可以反映出资产监督管理的最终结果，但对资产变化的原因无法进行详细说明。此外，由于资产监督主要是上级工会对下级工会资产管理使用情况的监督，因此工会资产监督管理部门无法对下级工会会计账簿及时详细掌握，也无法了解其资产管理中更多有效的信息。明晰反映工会资产监督管理全过程。过程管理是使用实践方法、技术和工具来策划、控制及改进过程的效果、效率和适应性。《工会行政事业性资产管理办法》对资产的配置、使用、处置、监督等过程都有明确的定义和要求。在工会资产监督管理实际工作中，主要由计划资产配置处置、实施资产配置处置、资产管理使用和资产建账管账等过程构成。其中，计划和实施为比较零散的管理过程，主要围绕工会工作需要、资产保值增值等目标开展，具有时间上的不确定性和方式方法上的多样性；资产管理使用是一个相对长期稳定的过程，期间发生较大幅度变化的概率较小；资产建账销账主要依据《工会会计制度》和资产管理制度以货币为计量单位记账并登记卡片。由于资产监督管理是一项长期过程，因此计划和实施中的重要过程特别是不能以货币计量的行为无法直接体现在会计账簿中，更多资料需要负责资产监督管理的部门日常进行具体管理。有效补充工会资产监管的大事记。对任何一个组织，资产特别是土地、房屋建筑物等重要资产的变化，均需记载到大事记或年鉴之中。正是由于资产变化具有时间上的不确定性和方式方法上的多样性，相关资料必须随时收集、整理、汇总和定期存档，并做好大事记。由于大事记管理具有史料价值和录以备查的作用，在土地、房屋建筑物等重要资产的监督管理过程中具有十分重要的文献价值。但大事记一般记录的比较简单，难以反映工会资产监管全过程中的细节问题。因此，台账作为大事记管理的重要补充手段，为各级工会实施资产监督管理提供了较为翔实的事实依据和决策参考。
工会资产监督管理台账的特点
工会资产监督管理台账作为资产监督管理部门的第一手资料，以及会计账簿、过程管理、大事记的重要补充，应当具备以下三个特点：记录详细。台账能较好地反映出资产监督管理过程中的细节问题，能有效弥补会计账簿和大事记内容比较简要的短板。动态监管。由于台账记录监督管理全过程，利用对账销账等手段，能动态记录并显示资产监督管理过程中发生的一切重要行为，特别是不能以货币计量的行为。备账查询。台账记录作为重要的补充手段，与会计账簿、大事记、工会资产统计系统有机结合起来，能更好地为工会资产合理调剂和监督管理决策提供十分直观的参考依据。
建立工会资产监督管理台账的要素
建立工会资产监督管理台账要遵循“操作方便、查询方便、对账方便”原则。由于书面台账不同于一般会计账簿，在建立台账时应着重通过文字和印证资料进行说明，并利用货币计量辅助。台账一般由前提要素、资产明细、资产监督管理流水账和印证资料等要素组成。前提要素。台账的前提要素一般包括：目录；在用的重要政策法规，如《工会行政事业性资产管理办法》《全国工会资产统计调查制度》等；单位及下属部门基本信息，如编制情况、单位类型、单位地址、分管领导、管理部门负责人、产权、工作人员、上一年度资产统计情况等。资产明细。建立书面台账时，应结合本地区本部门具体实际，着重加强对工会资产的明细分类。一是按资产类型分类。按照土地、房屋建筑物、固定资产、在用物品等类型进行归类，逐一登记。此种分类法较多运用在本单位内部资产监督管理或下属单位数量较少的情况下。一般格式见表1。二是按归属单位分类。按照资产归属单位分类，主要用于下属部门较多的单位，常见格式如表2。三是综合分类。一般对照资产类型和所属单位进行分类，这种类型比较常见，一般格式见表3。资产监督管理流水账。资产监督管理流水账主要用来记载工会资产监督管理过程中发生事件的时间、地点、单位、内容、负责人、完成情况和对账销账等要素。当某一事件被记录到流水账后，视为入账，该事件如未最终结束，则不能填写“已销账”。填写“已销账”的则默认为该事件已经完全发生完毕。当该事件发生后续变化行为时，要重新记账，以保证事件的完整性。流水账一般按年度建账，如上年度有未完成的事件，则在下年度的流水账上逐一转誊，转誊内容要涉及该事件在上年度所发生的全部行为，方便备查续记。流水账一般有两种常用的记账方法。一是按时间顺序记账。主要用于实施资产监督的部门，采取顺序记账法，一般格式如表4：二是按资产明细记账。主要用于实施具体资产管理的部门，按照一项一页的原则记账，一般格式如表5：印证资料。作为台账附件，印证资料一般按时间顺序进行装订，特殊规格的印证资料可单独装订，与正常规格印证资料一并按照时间顺序排页，并在流水账印证资料一栏进行页码登记，防止出现对应错误。当多项事件通用同一印证资料时，原则上只保留一份，并在流水账印证资料一栏填写第一次入账的页码。当某一印证资料作废后，只需在该资料页注明已经作废，并按照作废时间在流水账填写相关信息，并附加新的印证资料，不得随意抽取销毁。信息化办公条件下的电子台账信息化办公已成为当前最主要的办公模式，建立电子台账要依托信息系统，电子台账基本内容与书面台账一致，但电子台账一定要具备搜索查询、数据对比等功能，并做好数据备份，保证数据安全。依托云平台或服务端建立的电子台账。系统构架原理如图1所示。依托区块链建立的电子台账。主要依据区块链3.0系统进行构架，不再依靠某个第三人或者机构获取信任或者建立信任，从而实现信息的共享，原理如图2所示。建立电子台账应注意的问题。一是数据系统要在全寿命周期具有足够的稳定性，这是电子台账长期发挥作用的先决条件。二是人机交互界面要最大限度保持友好，只有这样才能更加有效地提升电子台账使用效能。三是各管理终端要具有同等层次的政策认识，最大限度规避资产监督管理各岗位工作人员对政策理解偏差。四是系统软硬件要预留扩充空间，为后期系统升级提供条件。工会资产监督管理台账的运用建好台账是运用的重要前提，用好台账才是真正的目的，因此，要重点关注台账最大功效的发挥。维护台账的合法性和权威性。台账的合法性和权威性主要体现在三个方面：一是台账管理单位必须是工会负责资产监督管理的部门，相关数据的最终审核校验权限应为台账的直接负责部门。二是数据更新要及时，保证零差错，特别是电子台账要做好数据安全保护。三是对已错漏忘的信息要及时更正，确保台账登记与会计账簿、卡片、实物相对应，做到账实相符、账卡相符。保持台账的整体性和完整性。台账的整体性和完整性主要体现在三个方面：一是某地区对下属工会资产监督管理应当建立整体统一的台账，以便实现信息对称和资源共享。二是对资产的分类要严格执行相关规定，防止信息的错漏忘。三是加强历年台账保管，防止遗失或缺页。提高台账的利用率和可参考性。台账的利用率和可参考性代表着台账存在价值的高低。因台账不像会计账簿等具备政策强制性，一旦台账的利用率不高和可参考性不强，必将影响台账的实用性和指导性。2021年2月1日国务院颁发的《行政事业性国有资产管理条例》中明确：“各部门及其所属单位应当按照国家规定设置行政事业性国有资产台账。”因此，建好管好用好工会资产监督管理台账，使之成为工会资产监督管理不可或缺的实用工具，目的是把工会资产管好用好，促进工会资产高效利用和保值增值，更好地服务工会大局、服务基层工会、服务职工群众。
作者：郝新文